Responsabilités principales

 Soutien administratif :

 Rédiger, mettre en forme et relire les documents administratifs (notes, rapports, courriers, etc.) ;

 Assurer le suivi des courriers et des mails (traitement, réponses et suivi).

 Assurer l’interface avec les partenaires institutionnels et acteurs de terrain (accueil Téléphonique, RDV...)

Organisation des réunions internes et externes relevant du ou de la DD :    préparation des fonds de dossier, accueil des participants, Compte rendus.

 Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous du (de la) Directeur (rice) départemental(e).

 Gérer les déplacements et les frais de mission du (de la) Directeur (rice) départemental(e)

 Santé/justice

 Organiser et préparer les réunions de la commission santé-justice (convocation, ordre du jour, comptes-rendus).

 Assurer le suivi des actions décidées lors des réunions (mise en œuvre, suivi de l'avancement, relance des responsables).

 Coordonner les échanges entre les différents services (établissements sanitaires, justice, préfecture..) pour garantir la bonne collaboration sur les dossiers communs (protocole cadre, convention).

Soutien à l’animation territoriale :

 Assurer le suivi de la procédure de financement des appels à projets, pour les opérations spécifiques à la Haute Corse :

 Élaborer les conventions de financement, en lien avec le contrôleur de gestion sur les dossiers structurants de haute corse (FIR DD) ; Assurer un suivi des projets retenus (mise à jour des tableaux de bord.).

Gestion des contrats locaux de santé/ Contrats territoriaux

 Aider à l’élaboration, révision et mise en œuvre de la contractualisation territoriale (CLS/CTS/PTS).

 Assurer le suivi des contrats : planification des réunions, préparation des documents (en lien avec Promotion Santé Corse)

Activités annexes :

 Participation à l’organisation des événements exceptionnels territoriaux (Tour des territoires, Agora…)

 Missions AG/RH : Suivi d’opérations spécifiques patrimoine : installation, prestations (accueil des prestataires, vérification services faits). Veille/Alerte pour gérer les urgences/priorités (envahissement, gestion caméras, alerte RT).   Comptable matière pour la gestion des tickets restaurants à la DD. Classement et archivage de documents de la DD

 Gestion de crise : Secrétariat relai CRAPS

Conditions de travail :

Des déplacements occasionnels peuvent être requis, notamment pour les réunions de suivi des projets ; confidentialité requise.

Travail en équipe avec un environnement administratif structuré, collaborant avec de nombreux acteurs externes.

Cette fiche de poste est une base et pourra être ajustée en fonction des évolutions des missions et des priorités de la direction (après concertation avec l’agent(e))

Compétences et qualifications requises :

Formation : Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, secrétariat de direction ou équivalent.

Expérience préalable dans un poste similaire, de préférence dans le domaine de la santé publique ou dans un environnement institutionnel.

Connaissance des enjeux de la santé publique et des politiques de santé, en particulier en lien avec la justice et les collectivités territoriales.

Rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles.

Maîtrise des outils de gestion de projets et de suivi de dossiers (tableaux de bord, logiciels de gestion des appels à projets).

Savoir rendre compte